SKN | ניהול מערכות ציות בחברות ובסוכנויות ביטוח: לקחים מפסיקות חדשות

Or Shushan

עיקרי הדברים :

• מערכות ציות פנימיות אפקטיביות יכולות לסייע לחברות ביטוח, סוכנויות ביטוח ובעלי רישיון לזהות סיכונים רגולטוריים, למנוע הפרות ואף לצמצם במקרים מסוימים סנקציות מנהליות.
• מגמות האכיפה האחרונות מגבירות את החשיבות של נהלים מתועדים, הכשרת עובדים, פיקוח ובקרות ציות יזומות בענפי הביטוח והפנסיה.
• פסק הדין של בית המשפט המחוזי בירושלים בפרשת מטריקס ואושרי שרון מדגיש את המשמעות המשפטית האפשרית של מערכי ציות ואכיפה פנימיים אמיתיים, לרבות בהליכים הנוגעים לאחריות תאגידית.

חשיבותן הגוברת של מערכות ציות בענף הביטוח

חשיבותן של תוכניות ציות שיטתיות גברה משמעותית בענפי הביטוח והפנסיה בישראל. סוכנויות ביטוח, חברות לייעוץ פנסיוני וגופים מוסדיים פועלים תחת מערך נרחב של דרישות רגולטוריות. בהתאם לכך, זיהוי ליקויים בתהליכי העבודה ותיקונם הפכו לחלק חשוב יותר ויותר מהניהול הארגוני.

תיקוני חקיקה שנכנסו לתוקף באוגוסט 2021 הרחיבו את מערך האכיפה המנהלית בשוק ההון וחיזקו את סמכויות הפיקוח והביקורת של רשות שוק ההון. השינויים אפשרו גם להטיל עיצומים כספיים וקנסות אזרחיים משמעותיים על בסיס ממצאי ביקורות רגולטוריות, ללא צורך בהכרח בהליך משפטי ממושך הכרוך בדרישות ההוכחה המקובלות בהליך שיפוטי.

מאז גבר בקרב חברות הביטוח, סוכנויות הביטוח ויתר הגופים בענף הצורך בהתנהלות סדורה ובהתאמה לדרישות הרגולציה.

התרחבות האכיפה הרגולטורית מחזקת את הצורך בבקרה פנימית

בשנים האחרונות הפכו ביקורות מנהליות והליכי אכיפה מצד רשויות הפיקוח, ובהן רשות שוק ההון, לנפוצים יותר. עיצומים הוטלו על בעלי רישיון ויצרנים בגין הפרות של דרישות רגולטוריות וחוזרים שפרסם הממונה.

תחומי האכיפה כוללים בין היתר את רמת השירות ללקוחות, התאמת מוצרים ושירותים לצורכי הלקוחות, התנהלות ארגונית מול עובדים ובפרט מול עובדים שאינם בעלי רישיון, התקשרות עם לקוחות ואופן קבלת התגמול על ידי בעלי הרישיון עבור שירותיהם.

על רקע זה, לארגונים יש תמריץ גובר להקים מערכות ציות מובנות, במקום להמתין לביקורת רגולטורית שתחשוף ליקויים.

מערכת ציות פנימית עשויה לסייע בהפחתת סנקציות

המסגרת המשפטית מאפשרת במקרים מסוימים לממונה להפחית עיצום מנהלי. בין השיקולים שניתן להביא בחשבון נמצא קיומה של מערכת פנימית שנועדה לזהות הפרות ולמנוע אותן.

הוראות דומות חלות גם על סוכנים ויועצים פנסיוניים, וכן על חברות ביטוח ומנהלי קופות גמל. פעולות שננקטו למניעת הישנותה של הפרה ולהפחתת הנזק האפשרי עשויות אף הן להוות שיקול להפחתת עיצום כספי.

עם זאת, הוראות אלה אינן מבטיחות הפחתה של הסנקציה. ההחלטה נתונה לשיקול דעתו של הממונה ותלויה, בין היתר, בשאלה אם הרשות השתכנעה כי ננקטו אמצעי מניעה משמעותיים בפועל.

משמעות פסק הדין בפרשת מטריקס

פסק דין שניתן לאחרונה בבית המשפט המחוזי בירושלים בפרשת מטריקס ואושרי שרון הוסיף נדבך משמעותי לדיון בנושא.

לאחר כעשור של הליכים משפטיים, קבע בית המשפט כי אמצעי מניעה שננקטו על ידי חברה, ובהם הכשרת עובדים ופיקוח על פעילותם, עשויים להיות רלוונטיים בנסיבות מסוימות לשאלה אם יש להחיל את תורת האורגן ולשאלה אם ניתן להרשיע את התאגיד.

ההליך עסק בדיני התחרות ולא ברגולציית ביטוח, אך עשויות להיות לו השלכות גם בתחומים אחרים. פסק הדין הכיר בחשיבות האפשרית של תוכנית ציות ואכיפה פנימית אמיתית בבחינת אחריותו של תאגיד. מטריקס זוכתה מהאישומים בתחום ההגבלים העסקיים שנדונו בפרשה.

בניית מסגרת ציות מעשית דורשת אחריות ארגונית

ניתן ליישם את הלקחים מהפסיקה גם בארגוני ביטוח ופנסיה. מערכת ציות אפקטיבית יכולה לכלול נוהל פנימי ייעודי המגדיר את החובות הרגולטוריות החלות על בעלי הרישיון, לצד מינוי ממונה ציות פנימי המכיר את המסגרת הרגולטורית ומדווח ישירות להנהלה.

ארגונים יכולים לקבוע גם מראש אמצעי משמעת לעובדים שאינם עומדים בדרישות הרגולטוריות, ולפתח תרבות ארגונית המבוססת על תיעוד שוטף של פעולות הציות.

לתיעוד חשיבות מיוחדת, משום שהוא מאפשר להראות כי הציות לא הסתכם במדיניות כתובה, אלא היה חלק מההתנהלות הארגונית בפועל.

הכשרה ופיקוח הם מרכיבים מרכזיים במערך הציות

תרבות הציות מתחילה בהנהלה, אך עליה להקיף את כלל הארגון. העובדים צריכים לקבל נהלי עבודה ברורים המגדירים מה מותר ומה אסור להם לעשות, במיוחד במסגרת קשר עם לקוחות.

הדבר יכול לכלול תיעוד שיחות עם לקוחות, הגדרת גבולות ברורים למתן מענה מקצועי, פיקוח על מידת ההיכרות של העובדים עם הנהלים הפנימיים והכשרות תקופתיות.

יש לתעד את ההכשרות באמצעות חומרי לימוד, רשימות נוכחות ומידע על תפקידיהם של העובדים המשתתפים. הכשרות מקצועיות חיצוניות יכולות להשלים את מערכי ההדרכה הפנימיים.

תיעוד זה עשוי להיות משמעותי במיוחד כאשר הארגון נדרש להוכיח בפני רגולטור או בית משפט כי נקט צעדים סבירים למניעת הפרות רגולטוריות.

מעבר מתגובה לביקורת למניעה שיטתית

המסקנה הרחבה מפעילות האכיפה ומהפסיקה בפרשת מטריקס היא שאין לראות בציות כלי שנועד רק לתת מענה לביקורות רגולטוריות.

חברות ביטוח וסוכנויות יכולות להפיק תועלת מהקמת נהלים שיטתיים המתייחסים לחובות גילוי, לבחירת מוצרים מוסדיים מתאימים, להשוואות הנדרשות מכוח חוזרים רגולטוריים רלוונטיים ולדרישות הנוגעות לשירות לקוחות.

המערכת צריכה לחול גם על בעלי רישיון ועל עובדי התמיכה, תוך מתן תשומת לב מיוחדת לגבולות הדברים שעובדים רשאים לומר ולעשות במסגרת התקשורת עם לקוחות.

תחזית

עבור חברות ביטוח, סוכנויות ואנשי מקצוע בתחום הפנסיה, עמידה בדרישות הרגולציה הופכת יותר ויותר לדיסציפלינה ארגונית ולא רק לדרישה משפטית. מערכת מתועדת של נהלים, הכשרה, פיקוח ואכיפה פנימית יכולה לסייע לארגונים לזהות בעיות לפני שהן הופכות להפרות, ואף לספק שכבת הגנה חשובה כאשר מתנהלים נגדם הליכים רגולטוריים או משפטיים.

הלקח המרכזי הוא שמערך הציות צריך להתקיים בפועל ולא רק על הנייר. תרבות ארגונית אמיתית המבוססת על עמידה בדרישות הרגולציה, הנתמכת בנהלים ברורים ובתיעוד שוטף, יכולה לשמש קו הגנה משמעותי כאשר התנהלות הארגון נבחנת בהמשך על ידי הרגולטורים או בתי המשפט.